Канбан-доска: что это и как её вести

Что такое канбан-доска

Канбан-доска — это доска, разделённая на колонки по этапам работы. Каждая задача — карточка, и по мере работы она переезжает из колонки в колонку слева направо: от «Нужно сделать» до «Готово».

Если простыми словами, доска показывает, что команда делает прямо сейчас, что ждёт своей очереди и что уже закончено. Чтобы узнать, как идут дела, никого не нужно спрашивать: достаточно посмотреть на доску.

Метод пришёл из производства Toyota, где карточками управляли запасами деталей. «Канбан» по-японски — «вывеска» или «карточка». В офисной работе от него остались три идеи: вся работа видна целиком, одновременно в работе немного задач, и задачи не застревают между этапами.

Какие статусы бывают на канбан-доске

Колонки доски — это статусы задачи. Универсального набора нет: колонки повторяют путь, который задача проходит в вашей команде. Самая частая схема выглядит так:

Небольшой команде часто хватает трёх колонок: «К выполнению», «В работе» и «Готово». Новую колонку стоит добавлять, только когда у задач действительно появился отдельный этап: лишние статусы делают доску сложнее, но не точнее.

Полезно завести статус для задач, которые зависят не от вас, — «Ждём клиента» или «На паузе». Так видно, что задача не забыта, а стоит по внешней причине.

Пример канбан-доски для проекта

Так выглядит доска команды, которая делает мобильное приложение. Колонки — «Бэклог», «В работе», «На ревью» и «Ждём клиента». На карточках — теги, сроки и исполнители, а задача с прошедшим сроком подсвечена красным.

Колонки для других задач могут быть такими:

• Маркетинг: «Идеи», «Пишем», «На согласовании», «Опубликовано».
• Продажи: «Новая заявка», «Связались», «Отправили КП», «Сделка закрыта».
• Дизайн: «Бриф», «Эскизы», «Правки», «Сдано клиенту».
• Найм: «Отклики», «Интервью», «Тестовое», «Оффер».

Как вести канбан-доску

Доска полезна, пока она показывает правду. Несколько правил, которые помогают:

• Одна задача — одна карточка. Если задача занимает больше нескольких дней, разбейте её на части или оформите шаги чек-листом.
• У карточки в работе всегда есть исполнитель. Задача без ответственного обычно никуда не движется.
• Карточку двигает тот, кто делает работу. Тогда доска показывает реальное положение дел, а не то, что кто-то вспомнил обновить.
• Задач в работе должно быть немного. Если у человека пять карточек «В работе», ни одна из них не делается быстро. В канбане это правило называют WIP-лимитом, от английского work in progress.
• Сначала доводите начатое, потом берите новое. Карточка, которая застряла на проверке, важнее новой задачи из колонки «К выполнению».
• Раз в неделю разбирайте доску: закрывайте то, что потеряло смысл, а старые задачи из «Готово» убирайте в архив.

Где вести канбан-доску: стикеры, Excel или онлайн

Доска на стене со стикерами хороша, пока вся команда сидит в одной комнате. Как только кто-то работает из дома, нужна онлайн-доска.

Канбан-доску можно собрать в Excel или Google Таблицах: колонки — статусы, строки — задачи. Это бесплатно, но карточки в таблице не перетаскиваются, о сроках никто не напомнит, а сама таблица быстро превращается в длинный список, по которому трудно понять, что происходит.

Онлайн-сервисы делают то же, что стикеры, но доска есть у каждого в браузере и в телефоне: карточки перетаскиваются мышкой, исполнители получают уведомления, а к задаче можно приложить файлы и обсуждение. Для небольших команд многие такие сервисы бесплатны.

Канбан, скрам и диаграмма Ганта

Канбан и скрам часто путают: оба используют доску с колонками. Разница — в ритме работы.

Диаграмма Ганта отвечает на другой вопрос — когда. Она показывает задачи на шкале времени и зависимости между ними. Это удобно для проектов с жёстким графиком: стройки, мероприятия, запуски. Канбан показывает, что происходит с работой сейчас, и не требует заранее расписывать сроки каждого шага.

Канбан-доска в Ahora

В Ahora канбан-доска бесплатна для команд до 15 человек, досок — сколько угодно. Колонки и их цвета настраиваются под процесс, а для статусов вроде «Ждём клиента» можно отключить просрочку, чтобы такие задачи не подсвечивались красным.

Ту же доску можно открыть списком или календарём. Задача создаётся прямо из сообщения в чате, и в карточке остаётся ссылка на обсуждение. Карточки двигаются у всех одновременно, без перезагрузки страницы.

Подробнее о досках задач